Utilisation et planification

Utilisation et Planification

Comment se connecter à Staff Planning ?

Staff Planning est une application web. Il faut ouvrir un navigateur et taper l'adresse du logiciel. La connexion se fait avec une adresse mail (identifiant) et un mot de passe. En cas d'oubli, un processus de réinitialisation par email est disponible. L'adresse mail doit idéalement être professionnelle pour des raisons de confidentialité et d'intégration future (SSO).

Voir article "Comment se connecter à Staff Planning ?".

Qu'est-ce que la notion d'utilisateur et d'employé dans Staff Planning ?

Staff Planning distingue l'utilisateur (celui qui se connecte au logiciel) de l'employé (celui qui apparaît dans les plannings). Quelqu'un peut être l'un, l'autre, ou les deux. Les utilisateurs n'ont pas forcément besoin d'apparaître dans les plannings, et les employés n'ont pas forcément accès au logiciel. Le lien entre une fiche utilisateur et une fiche employé doit être créé dans le logiciel.

Qu'est-ce que le SSO (Single Sign-On) et quel est son intérêt ?

Le SSO permet une connexion automatique à Staff Planning si l'utilisateur est déjà connecté à son
compte d'entreprise (par exemple, compte Microsoft).

Les avantages :

-Plus besoin de taper de mot de passe.
- Mots de passe gérés en interne par l'entreprise.
- Désactivation automatique de l'accès à Staff Planning si un salarié quitte l'entreprise et est désactivé de l'annuaire interne.

Cela nécessite que les utilisateurs aient une adresse email professionnelle.

Comment créer un projet dans Staff Planning ?

Il faut aller dans la bibliothèque, section Projets, et cliquer sur le bouton "Nouveau". Il faut ensuite remplir les champs obligatoires (nom, statut) et facultatifs (référence, catégorie, responsable, dates, couleur).

Voir article "Projets"

Comment exprimer des besoins en ressources (appels de charge) ?

Dans le planning des projets (ou le portefeuille), on peut colorier une période et sélectionner l'option "Définir un besoin". Il faut ensuite choisir le rôle (métier) requis et la quantité (en pourcentage/ETP). On peut aussi préciser les habilitations requises.

Voir article "Planification de la charge prévisionnelle (appel de charge)"

Peut-on avoir deux besoins distincts pour le même métier ?

Non, une seule ligne par métier est possible par tâche.

Peut-on ajouter des commentaires sur les besoins ?

Non, uniquement sur les ressources.

Peut-on afficher les commentaires sans passer la souris ?

Oui, via les préférences, on peut afficher les premiers caractères en décochant l'option "afficher les icônes des commentaires".

Comment affecter des ressources (personnel, matériel, etc.) sur un projet ?

Dans le planning des projets, on peut colorier une période correspondant à un besoin et choisir "Affecter des ressources au besoin". Une pop-up s'ouvre avec la liste du personnel disponible filtré par rôle et habilitations. On sélectionne ensuite la ou les personnes. L'affectation peut aussi se faire directement depuis le planning du personnel en coloriant une période sur la ligne d'une personne et en choisissant "Affecter sur un projet".

Voir articles "Répondre aux besoins de vos projets" et "Affecter des ressources aux projets sans la saisie du besoin"

Peut-on affecter un salarié qui a plusieurs rôles sur un projet spécifique ?

Oui, quand un salarié a plusieurs rôles (compétences), le logiciel le proposera si l'un des rôles correspond au besoin. Lors de l'affectation, on peut préciser le rôle spécifique qu'il mettra en œuvre sur cette affectation.

Peut-on modifier les affectations une fois qu'elles sont créées ?

Oui, il est possible de modifier une affectation (prolonger, déplacer) directement dans le planning. Dans le planning du personnel, il existe des raccourcis pour déplacer ou remplacer quelqu'un.

Quels sont les différents plannings disponibles ?

Staff Planning propose plusieurs vues :

- Le portefeuille : pour visualiser les projets (y compris opportunités) et les appels de charge. Il permet de voir l'excédent et le déficit global des ressources.

- Le planning des projets : permet de visualiser les projets et d'exprimer/répondre aux besoins en ressources. Il peut être groupé par statut, catégorie, ou responsable. On peut aussi ouvrir toutes les tâches/projets pour avoir une vue consolidée.

- Le planning du personnel : affiche l'ensemble du personnel et tout ce qui les concerne (affectations, absences, formations, demandes d'absence). C'est souvent le planning le plus utilisé car il permet de tout voir et de quasiment tout faire (affecter, saisir absences). Il peut être groupé par rôle, équipe, ou rythme de travail, et filtré.

- Le planning des absences et formations : une vue focalisée sur les périodes d'absence et de formation du personnel.

- Le planning du matériel / sous-traitant : similaire au planning du personnel, mais pour le matériel ou les sous-traitants.

Peut-on filtrer l'affichage des plannings ?

Oui, dans le planning du personnel (et d'autres), on peut appliquer des filtres par rôle/métier, équipe, projet, etc.. On peut définir ces filtres par défaut.

Que signifie le "planning étendu" ?

Le planning étendu est une option d'affichage qui double les lignes pour chaque salarié/ressource. Cela prend plus de place mais permet notamment d'ajouter des commentaires directement dans le planning.

À quoi servent les commentaires dans le planning ?

Les commentaires peuvent être utilisés comme des pense-bêtes personnels pour le planificateur, ou comme un outil de communication avec le personnel. Si l'accès est ouvert, les salariés peuvent voir les commentaires sur leur propre planning personnel.

Peut-on consulter son planning personnel sur un smartphone ?

Oui, le logiciel a une vue optimisée pour smartphone permettant aux salariés de consulter leur planning individuel (affectations, horaires, commentaires, responsables, collègues). Ils peuvent aussi potentiellement faire des demandes d'absence via cette vue. Des documents expliquent comment accéder à cette vue sur smartphone. La consultation du planning personnel peut être limitée à une certaine échéance (nombre de semaines).

Voir article "Comment rajouter une icône Staff Planning à l'écran d'accueil de mon mobile Android ou Iphone ?"

Comment imprimer ou exporter les plannings ?

La méthode la plus simple pour imprimer ou exporter une vue de planning est d'utiliser la fonction d'impression du navigateur (CTRL+P), qui masque les menus et permet de sauvegarder en PDF. Une autre option est d'utiliser l'option "Imprimer" dans le menu (souvent sous trois points) qui exporte un tableau au format Excel.