Paramétrer les référentiels
Avant de réaliser la gestion des absences, il est nécessaire d'avoir paramétré les référentiels qui permettront cette gestion.
La plupart des référentiels sont définis lors de la phase de déploiement du logiciel Staff Planning par les administrateurs du logiciel et ne nécessitent pas d'actions régulières. La gestion des compteurs d'absence par contre, nécessite une mise à jour régulière manuelle ou via des imports notamment pour les congés payés en cours d'acquisition.
Référentiels utilisés dans la gestion des absences :
Paramètres de configuration :
Types d'absence
Types de compteur d'absence
Une fois les référentiels complétés, il est possible de réaliser la gestion des absences.
Incrémenter les compteurs d'absence (facultatif)
Une fois vos référentiels paramétrés, vous pouvez incrémenter les compteurs d'absence de vos employés / intérimaires manuellement ou via des imports.
Voir article "Saisie des compteurs d'absence" pour le détail.
Cette étape est facultative. En effet, si vous saisissez des absences sans lien avec des compteurs, vous n'avez pas besoin de les incrémenter. Cependant, ceux-ci sont très utiles pour la gestion des congés payés, RTT ou récupérations d'heures pour vos employés / intérimaires afin de ne pas dépasser les soldes acquis ou en cours d'acquisition. Certaines absences ne sont pas liées à des compteurs comme par exemple les absences exceptionnelles pour événements familiaux.
Faire une demande d'absence (employé) ou saisir les absences dans le planning
Si vous avez autorisé les demandes d'absence pour certains types d'absence à vos employés / intérimaires, la demande peut être réalisée par vos employés / intérimaires via ordinateur ou smartphone.
Voir articles "Présentation de l'espace personnel absence" et "Demander une absence" pour le détail.
Vous pouvez également saisir directement les absences de vos employés / intérimaires depuis le planning des employés / projets et cela décomptera les soldes des compteurs d'absence s'il en existe pour vos employés / intérimaires.
Voir article "Saisir une absence pour un employé / intérimaire".
Accepter ou refuser une demande d'absence
Si les employés / intérimaires font leurs demandes d'absence depuis Staff Planning, vous pouvez accepter ou refuser les demandes depuis le logiciel.
Voir article "Accepter ou refuser une demande d'absence".