Généralités

Généralités sur le logiciel

Qu'est-ce que Staff Planning ?

Staff Planning est un outil de planification avec la particularité de pouvoir fonctionner en deux étapes :

- Planification de la charge prévisionnelle (appel de charge).
- Planification des ressources nominatives (personnel, matériel, prestataires).

Il permet également la gestion des absences (congés, maladies, formations, etc.) et peut inclure un module de gestion des temps (pointage). L'outil peut être utilisé en mode multi-agence ou multi-site.

À quoi sert la planification de la charge prévisionnelle ?

Elle sert à exprimer des besoins en ressources (par type de métier, fonction ou compétence) sur une période donnée, potentiellement en précisant le volume d'heures nécessaire. Cela aide à l'analyse charge-capacité pour identifier les périodes de surcharge ou de sous-charge et à la planification des ressources nominatives en proposant les personnes adéquates.

Comment la planification de la charge prévisionnelle aide-t-elle à l'analyse charge-capacité ?

Le logiciel compare la charge prévisionnelle (besoins) à la capacité (ressources disponibles en tenant compte des absences, formations, etc.) pour indiquer les périodes où l'on a trop ou pas assez de personnel. Cela aide à décider si l'on peut accepter un nouveau projet ou identifier les périodes creuses. Cette analyse se fait souvent sur le critère des rôles (métiers).

Comment Staff Planning aide-t-il à la planification des ressources nominatives ?

À partir des besoins exprimés, le logiciel peut proposer les personnes disponibles ayant les compétences, métiers ou habilitations requis. Il alerte également si une ressource affectée est retirée du planning (par exemple, pour cause d'absence) et que le besoin n'est plus couvert.

Le pointage est-il obligatoire dans Staff Planning ?

Non, la gestion du pointage est un module supplémentaire qui peut être activé ou non. Le logiciel peut être utilisé uniquement pour la planification.

Quel est l'intérêt d'utiliser Staff Planning pour le pointage ?

L'outil peut préremplir les feuilles de pointage en utilisant les données de planification (heures, éléments variables, primes). L'utilisateur n'a qu'à vérifier, corriger et valider son pointage. Ces données peuvent ensuite être exportées vers un logiciel de paye ou de gestion.

Staff Planning gère-t-il le matériel et les prestataires externes/sous-traitants ?

Oui, Staff Planning peut gérer le matériel et les sous-traitants/prestataires externes. Les fiches pour le matériel et les sous-traitants sont généralement plus simples que pour les salariés. On peut aussi gérer les entreprises intérimaires. Le même référentiel de rôles est utilisé pour les salariés et les sous-traitants afin de répondre aux besoins en ressources (internes ou externes).

Comment Staff Planning gère-t-il les absences ?

Il est possible de saisir manuellement toutes sortes d'absences (congés, maladies, formations) dans le
planning. Le logiciel peut aussi gérer les demandes d'absence digitalisées faites par le personnel, qui apparaissent dans le planning en attente de validation. Les demandes validées se transforment en absences réelles. La gestion des absences influence la capacité disponible et peut nourrir les pré-pointages.

Est-il possible d'avoir un historique des manipulations dans le logiciel ?

Oui, le logiciel garde l'historique de tout ce qui se fait. C'est pourquoi il n'est souvent pas possible de supprimer des éléments ayant déjà servi (employés, projets, etc.), il faut les archiver à la place.

Est-ce un outil multi-utilisateur et permet-il le travail collaboratif ?

Oui, Staff Planning est un logiciel multi-utilisateur. Les plannings et informations peuvent être partagés entre utilisateurs ayant les droits nécessaires. Les manipulations sont généralement visibles en temps réel.

Comment Staff Planning gère-t-il les différentes entités (agences, services, sites) ?

Le logiciel peut gérer des paramètres globaux (applicables à tout le périmètre) et des paramètres locaux (spécifiques à une agence/service). Il permet aussi de partager des projets entre agences et de gérer des demandes de transfert/prêt de personnel entre entités. On peut passer d'une vue locale (une agence) à une vue globale/multiagence.